醫院行政公文規范化流程管理

北京華一康健國際醫院管理中心http://www.www.doolox.com2021-11-12 07:31:30

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醫院行政公文是醫院政務活動的歷史記錄,是日后工作可查證和借鑒的重要資料,對醫院的經營與發展有著重要的作用。如何管理好公文,保證公文材料的齊全完整,便于需要者查用,本文從公文的立卷歸檔闡述了公文管理的流程。

醫院在日常行政管理活動中產生了大量的文件材料,這些材料是醫院政務活動的歷史記錄,是日后工作可查證和借鑒的重要資料,對醫院的經營與發展有著重要的作用。在實際工作中,我們常常會看到有些工作人員把文件柜的資料全部翻出來,前后翻過多少遍,也不一定能找到所需文件,既浪費時間也耗費精力。特別是領導要我們找一份文件時,而我們既找不出又不能說明這份文件由哪個部門保管,這是一件很尷尬的事。如果平時注意做好公文管理,及時將辦理完畢的文件材料立卷歸檔,就不至于出現以上的情況了。筆者從事辦公室文書處理多年,對公文管理積累了一定的經驗,現從文書的立卷歸檔方面來談談對醫院公文歸檔過程管理的粗淺認識。

1、公文立卷

立卷是整理和保存文件的一種方法,是公文運轉處理流程中的一大程序。立卷就是將零散的文件材料根據其相互聯系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。立卷避免了公文的散失、破損,保證了公文的齊全、完整和安全,有利于文件的保管。

2、由文書處理部門及時整理立卷辦畢公文

由文書處理部門及時整理立卷辦畢公文的好處:(1)可以使文書部門充分熟悉本機關、本部門業務工作情況,了解文書處理過程的長處,有利于提高整理的質量和工作的效率。因為文書是由文書部門辦理的,文書部門最了解文書的形成原因、運轉情況、實際效用,也最了解文件之間的內在聯系和各種文書的保存價值,最清楚文件的去向和收回情況,所以,由文書部門立卷就可以發揮文書部門的這些優勢長處,有利于提高立卷效率和質量。(2)文件在本部門隨時歸卷,可以防止文件散失,有利于文件的保管,有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。當年形成的文件要經常使用,如果辦完后就歸檔,每次需要時要到檔案部門查閱,會給文件的使用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便,到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時文件存在個人手里,極易丟失,他人又無法利用。(3)文書部門暫存當年文件,有利于文書人員查閱和利用當年的文件。文書正常運轉處理完之后,仍然具有很高的使用率,特別是領導人和文秘人員,因為工作的需要經常查閱各種文件。由文書部門立卷,文書材料可以在本部門放一年。隨時可以查閱。如果由檔案部門立卷,需把處理完畢的文書及時送檔案部門,這樣文書部門使用起來就不方便了。(4)有利于檔案工作的全面開展。文書立卷由文書部門承擔,這就減輕了檔案部門的壓力,檔案部門可以騰出時間集中精力做好檔案方面的各項業務工作。

3、做好平時歸卷工作,保證文件材料的齊全完整

公文立卷工作不能等到一年終末再動手,而應該在工作中,隨時為立卷做好必要的準備。這種準備包括:事先熟悉本單位的立卷類目,堅持做好平時歸卷工作。(1)對本部門形成的文件材料根據《中華人民共和國檔案管理辦法》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《國家行政機關公文處理辦法》和《機關歸檔文件的整理原則》等的要求,逐一鑒別、分類、收集整理,最終歸檔。(2)平時歸卷。依照編制好的立卷類目,將已經處理完畢的文件材料隨時按類目上的有關條款歸入臨時卷夾(或卷盒)內,這就是平時歸卷。平時歸卷要求“隨辦隨歸”,不能積累到第二年立卷時再歸卷。這樣,有利于保持文件材料之間的聯系,保證歸檔文件材料的齊全完整。平時還要根據形成文件材料的實際情況,隨時修改或增補立卷類目的有關條款。

4、檢查文件的收集情況,做好年終歸檔移交工作

到第二年年初立卷前,要對已收集的文件進行一次全面檢查,收集不齊全、不完整的要做進一步的補充和完善。有以下幾方面的工作:(1)檢查文件是否齊全。如公文是否同時具有文件正本和定稿,各種反映單位基本情況的年報、名冊、會議記錄,有關本單位機構設置、人事任免、調動和福利等方面的材料是否收集齊全。(2)檢查文件是否屬于本單位歸檔的范圍。按“凡是反映本機關職能活動,具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍”的規定,不屬于本機關、本部門歸卷范圍的應剔出;同時,還要看是否屬于本年度的,不屬于本年度的應轉出歸入相應的年度。(3)檢查卷內文件是否有一定的聯系。相聯系的要歸到一塊,沒有聯系的要剔出另組卷。比如:關于同一件事情的請示、批復、名冊和會議紀要,一項專題工作、一次會議、一項工程的所有文件等。

總之,在日常工作中,文書人員要充分發揮文書部門立卷的優越性,對辦理完畢的文件材料要根據其來龍去脈及時進行收集整理,保證其完整、齊全。避免平時文件分散、零亂、長期堆積和失密。同時要督促有關人員及時將辦完文件及時清退給立卷人員,為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎。

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